転職ノウハウ | 10月21日

転職で必要な書類や手続きとは?退職・入社時に分けて解説

転職する場合、退職と入社時に必要な書類や手続きがいくつかあり、戸惑う方も多いのではないでしょうか。今回はスムーズに転職ができるよう、退職〜入社の流れと必要な書類や手続きについて解説します。転職が決まった際に、参考にしてくださいね。

【目次】
■退職〜入社の流れ
【STEP1】退職2ヶ月前〜:退職の意思を伝える
【STEP2】退職1ヶ月前〜:業務の引継ぎ・お客様へご挨拶
【STEP3】退職1週間前〜当日:備品の返却準備・社内のご挨拶・必要書類の受け取り
【STEP4】転職先への入社の準備
■退職する会社に返却するもの、受け取る書類
返却するもの
会社から受け取る書類
■転職先に提出する書類
■転職先が決まっていない場合の各種手続き
■退職〜入社の流れ
一般的な退職から入社までの流れをご紹介します。退職から入社をスムーズに行う為に、まず流れを確認しておくと良いでしょう。

【STEP1】退職2ヶ月前〜:退職の意思を伝える
まず会社の就業規則で退職を申し出る期間を確認しましょう。企業により、退職を申し出る期間が異なるので、転職活動スタートする前に確認してスケジュールを立てる事をおすすめします。法律上は、退職の申し出から最短2週間で退職が可能ですが、2週間前の申し出の場合は、業務の引き継ぎなどが間に合わず迷惑を掛けてしまう可能性があります。就業規則に退職を申し出る期間の記載がない場合も、スムーズに退職する為に1ヶ月〜2ヶ月前に退職の意思を伝えるのが一般的です。
転職先が決まったら、早めに上司に相談して退職日を決めると良いでしょう。

【STEP2】退職1ヶ月前〜:業務の引継ぎ・お客様へご挨拶
自分が担当している業務を、後任者に引き継ぎを行います。顧客様がいる場合は、後任者に特にしっかり引き継ぎを行いましょう。まず、顧客様をリストアップし、誰に引き継ぐかを決定。顧客様にお手紙などで退職する旨と、後任者についてお伝えします。顧客様がご来店された場合は、挨拶と改めて後任者を紹介し、今後もお店をご利用いただける環境を整えておきましょう。後任者には、顧客様の人物像や今までの購入品などをできるだけ詳しく伝えておくと良いでしょう。

【STEP3】退職1週間前〜当日:備品の返却準備・社内のご挨拶・必要書類の受け取り
退職日までに貸与されていたものを返却できるように準備し、当日までに必ず返却しましょう。
挨拶に関しては、販売員の場合、本社の関係部署へ直接挨拶に行くことが難しい場合があります。その際は、社内メールなどを活用し、挨拶をしておきましょう。
また、必要な書類は退職日までに受け取りを済ませておくこと。事前に受け取る必要のある書類を確認しておき、漏れがないかチェックしておくと良いでしょう。

【STEP4】転職先への入社の準備
入社日は、退職日が決まったら、転職先の担当者と相談して決定します。その際、転職先に提出する書類を確認し、スムーズに入社出来るように準備しましょう。
■退職する会社に返却するもの、受け取る書類

具体的に返却するもの、受け取る書類をお伝えします。退職してから返却するものや書類発行依頼を行うと、時間もかかり転職先への入社時にスムーズな書類提出が出来ない可能性があります。事前にしっかり確認しておきましょう。

返却するもの
【1】身分証明書
社員証や入館証など、その会社の社員である事を証明するもは、退職時に忘れず返却しましょう。また、百貨店やファッションビルに勤務していた方は、配属店舗の館に入る際の入館書も、必ず返却する必要があります。

【2】健康保険被保険者証
会社の社会保険組合から離れることになるので、保険証を返却する必要があります。退職日の翌日から保険証を使用することが出来なくなります。転職先で保険証を受け取る前に病院を受診する場合は、病院にその旨を伝えれば、後日保険負担分の払い戻しをしてもらうことが可能です。

受け取る書類
【1】離職票
すでに転職先が決まっている場合には必要ありません。もし、転職先が決まっていない場合は、雇用保険の失業給付を受給する際に必要なので受け取りましょう。

【2】雇用保険被保険者証
必ず転職先に提出する書類。退職する会社で、雇用保険に加入していた事を証明する書類で、転職先が雇用保険を引き継ぐ為に必要です。万が一紛失してしまった場合は、ハローワークにて再発行することができます。
雇用保険は、失業したときや雇用の継続が困難になったとき、生活や雇用の安定を図るために必要な給付を得られる制度。正社員や契約社員なら必ず加入しています。

【3】源泉徴収票
源泉徴収票は、会社から年間を通して支払われた総支給額と、会社が労働者に変わって納税する為に、差し引いた所得税の金額が記載された書類です。源泉徴収票を使って、年末調整を会社に行ってもらう為の書類なので、退職する会社から必ず受け取っておきましょう。

【4】年金手帳
厚生年金加入のために必要なのが年金手帳。転職先で厚生年金に加入する際に、必ず必要です。年金手帳は、会社が保管している場合と、個人で保管している場合があり、所在が分からなくなっていることもあるので、しっかり確認して転職先に提出できるように準備しましょう。
■転職先に提出する書類

一般的には下記6つを転職先に提出します。他にも、健康診断書や入社誓約書などの提出を求める企業もあります。

【1】雇用保険被保険者証
転職先が雇用保険を引き継ぐ為に必要な書類です。

【2】年金手帳
厚生年金の加入に必要な書類です。

【3】源泉徴収票
転職先にて年末調整をするのに必要。ただ、年をまたいで転職した場合は、提出する必要がありません。

【4】扶養控除等申告書
転職先から扶養控除等申告書を受け取り、記載して入社時に提出します。扶養控除対象がいる場合に、控除を受けるために必要な書類です。扶養控除対象の親族がいない場合でも提出が必要となります。

【5】健康保険被扶養者異動届
扶養家族がいる場合は社会保険に加入する為に、転職先から扶養控除等申告書を受け取り、記載して入社時に提出します。

【6】給与振込届出書
転職先から、給与振込届出書を受け取り、記載して入社時に提出します。給与の振込みに必要な口座を届け出るための書類です。
■転職先が決まっていない場合の各種手続き

転職先が決まっていない場合は、下記4つの手続きが必要になります。(退職から再就職まで2週間以上の間が空く場合)

【1】雇用保険の手続き
雇用保険を利用して失業手当を受けることができます。住んでいる住所の管轄するハローワークへ、退職時に受け取る「離職票」を持って手続きをしましょう。

【2】健康保険の手続き
健康保険は、下記3つの方法から選び加入しましょう。
①社会保険任意継続
退職した会社の社会保険を継続することが出来ます。退職日の翌日から20日以内に、加入していた健康保険組合に申請を行います。
②国民健康保険
国民健康保険に加入したい場合は、退職日から14日以内に居住市区町村役場の窓口で手続きをします。
③家族が加入する健康保険の被扶養者になる
家族が加入している健康保険の被扶養者になる場合は、家族の会社を通して手続きをしましょう。

【3】年金の手続き
年金は下記2つから選び手続きをします。
①国民年金の第1号の被保険者に切り替える
退職した翌日から14日以内に、国民年金に加入する必要があります。退職により収入が減った場合でも、年金制度で定められているように、厚生年金または国民年金に必ず加入する必要があるため、手続きと支払いを放置するのはNG。支払いが難しい場合は免除も可能なので、市区町村の窓口に相談しましょう。
②配偶者の扶養に入る
配偶者の扶養(第3号被保険者)になる場合は、配偶者の会社を経由して年金事務所で手続きをしてもらいましょう。

【4】住民税の手続き
住民税の支払手続きは、退職月によって多少変わります。退職月が6~12月だった場合、退職月分までの住民税は給与から天引きされますが、その後は徴収票に従って自分で納める必要があります。退職月が1~5月だった場合は、最終月に5月までの住民税を一度に天引きされることになります。支払い書類が自宅に届くので、分からないことがあれば市区町村の窓口に確認しましょう。


いかがでしたのでしょうか。
退職・入社時には、必要な書類や手続きが多くあります。事前にしっかり確認して、スムーズに転職できるよう準備しておく事をおすすめします。


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