例文あり｜応募や面接、内定を辞退する時のマナー

応募や面接、内定を辞退することは、特別なことではありません。面接を予定しているけれど、「他で採用が決まった」「家庭の事情が変わった」など何かしらの理由で辞退をしたいというケースはあるのではないでしょうか。
そんな時に、気まずいからと無断で辞退するのは、絶対NG。辞退は特別なことではないので、しっかり企業側に申し出ることが大切です。今回は、応募や面接を辞退する際のポイントと、実際のメールや電話の例文をご紹介します。もし、辞退する状況があれば参考にしてください。

＜PR＞


【目次】
■応募や面接を辞退する際のポイント
【1】連絡するタイミング
【2】辞退する場合の連絡手段
【3】辞退連絡する時間帯
【4】辞退の理由
■ 内定辞退の正しい伝え方と注意点
【1】内定辞退の基本的な流れ
【2】内定辞退でよくある疑問と注意点
【3】内定辞退後のキャリア
■辞退の例文
◇応募辞退メール例文
◇面接辞退メール例文
◇電話での面接辞退例文
◇内定辞退メール例文
◇電話での内定辞退例文
■最後に

■応募や面接を辞退する際のポイント

【1】連絡するタイミング

辞退をすると決めたら、できるだけ早く連絡をすることが重要。企業側は、応募された段階で何かしらの対応、判断をしています。面接の予定が決まっていれば、担当者の時間確保や面接会場のセッティングなど様々な形で予定を組んでいます。辞退の連絡は、企業側にとっては残念なこと。辞退をする側は、できるだけ早めに丁寧にお詫びをしましょう。なお、採用活動の期間中は企業側も多くの応募者とやり取りをしているため、配慮を持って早めの通知を心がけることが大切です。

【2】辞退する場合の連絡手段

電話かメール、どちらで連絡をするか迷いますよね。
応募の段階であれば、メールで問題ありません。逆に電話は担当者の時間を割いてしまうので、メールの方が好まれるでしょう。また、面接の日程が決まっている場合も、基本的にはメールで問題ありません。しかし、面接の前日や当日に辞退をする場合は、できれば電話での連絡が良いでしょう。理由は、担当者がメールを確認できず辞退することを把握できにくい可能性があるためです。内定を受けた先がある場合など、自分の状況を整理した後に速やかに連絡することをおすすめします。

【3】辞退連絡する時間帯

メールの場合は、何時でも問題ありません。ただ、電話での連絡の場合は、企業やアパレル店舗の営業時間に連絡をするのがマナー。特にアパレル店舗に直接連絡をする場合は、忙しいと想定される時間や曜日を避けた方が丁寧です。夕方や土日祝日などは来客が多いため避けるのがベターです。また、現在も在職中の方は昼休みをずらすなど、自身で調整が可能な時間帯があるなら、そこを連絡に活用するのも一つの方法です。

【4】辞退の理由

担当者に辞退の理由を聞かれない場合は、詳しい理由を伝える必要はありません。
メールで伝える際は、「一身上の都合により」などと記載すれば良いでしょう。電話の場合もメールと同じですが、電話の場合は理由を聞かれることもあります。その際は、正直に「他社で採用をいただき、承諾した為」「応募条件の勤務時間で働けなくなった」など、辞退の理由をはっきり伝えましょう。内定を受けた先への入社を検討した結果として辞退する場合は、その意思を丁寧に説明することで納得してもらいやすくなります。

しかし、注意したいのが企業に対する不満や批判的な理由を伝えることです。辞退をすることは、企業側に何かしらの迷惑をかけているということ。それに加えて批判をするのは、社会人としては望ましくないマナーですので注意しましょう。

また、内定の保留をお願いする場合もあるでしょう。複数の企業を比較したい気持ちは理解できますが、保留できる期間には限りがあります。企業の採用活動への配慮を持った上で、自分のキャリアについて十分検討した後に判断することが重要です。気になる点は積極的に確認し、内容に納得した上で意思を固めましょう。

■ 内定辞退の正しい伝え方と注意点

内定を受けた後、複数の企業から内定をもらった場合や、現職との給与や労働条件を比較した結果、辞退を決めるケースは多くあります。しかし、内定辞退は慎重に進めるべき重要な意思表示です。最終的な決意をする前に、自身のキャリアプランや志望動機と合うかを一度確認し、誠実な伝え方で対応することが大切です。

【1】内定辞退の基本的な流れ

内定辞退を行う際の基本的な手続きは以下の通りです。

まず、内定辞退の意向はできるだけ早く企業に伝えましょう。企業の採用活動においては、内定を出した時点で雇用契約が成立しているケースもあります。民法上では内定承諾後でも2週間前に通知すれば解約できると定められていますが、企業側の採用活動への影響を考えると、通知は早いほど誠意が伝わります。1週間以上前に連絡することを意識しましょう。

次に、内定辞退の伝え方です。基本的にはメールと電話を組み合わせて行うのが一般的です。メールでは簡潔に辞退の旨を伝え、詳細な理由は電話で話すことが誠実な対応と言えます。言葉の選び方にも注意が必要で、相手への感謝の気持ちを忘れずに伝えることが重要です。「今後のご発展をお祈りしております」といった言葉を添えることで、良好な関係を保てます。

【2】内定辞退でよくある疑問と注意点

内定辞退に関して多くの人が抱える疑問や悩みとして、相手企業とのトラブルが挙げられます。内定承諾後の辞退は法的に問題はありませんが、誠意を欠いた対応は大きなトラブルに発展する可能性があります。そのため、以下の点に注意しましょう。

第一に、個人情報の取り扱いについてです。内定後に提出した職務経歴書などの書類は、辞退時に返却をお願いすることができます。企業によって対応が異なりますが、事前に確認しておくと安心です。

第二に、内定辞退の理由について話す際は正直かつ簡潔に伝えましょう。「他社の労働条件が、自身のキャリアプランと照らし合わせて検討した結果、より適していると判断した」「家族の介護等個人的な事情が発生した」など、具体的かつ誠実な説明が求められます。不安な場合は転職支援サービス等を介してアドバイスをもらえることもあります。

第三に、内定を保留している状態での対応についてです。複数の選考が進められている場合、企業から返事を急かされることもあります。その際は「検討しております」と明確に伝え、期限を指定してもらうことで慎重な判断が可能になります。改めて連絡をいただけるようお願いすることも可能です。

【3】内定辞退後のキャリア

内定辞退後は次のステップへの準備が重要です。再度の選考や中途採用の転職活動において、信頼を得るためにも誠実な対応が自身の評判に大きく影響します。一度の辞退が縁の終わりとは限りません。将来的に同様の企業や業界で働く機会が訪れることもあります。
感謝の気持ちを忘れずに、丁寧な辞退を行うことで、新たなキャリアへの第一歩を誠実に踏み出しましょう。

■辞退の例文

◇応募辞退メール例文

◇面接辞退メール例文

◇電話での面接辞退例文

◇内定辞退メール例文

◇電話での内定辞退例文

■最後に

いかがでしたでしょうか。応募や面接を辞退する企業だからと適当に対応するのではなく、丁寧に対応するのが社会人としてのマナーになります。記事の中でもご紹介したように、内定辞退や面接辞退の前に、まずは自分のキャリアについて十分に検討することが重要です。待ってくれている企業への配慮を忘れず、誠実な対応を心がけましょう。

しかし、辞退の連絡は気まずく、どのように伝えたら良いか分からず悩む方もいるかと思います。そんな方は、今回ご紹介した例文を活用し、上手に連絡をしていただければと思います。

＜PR＞

---

● TWCはファッション業界の求人・情報サイト
国内外のアパレルブランドやセレクトショップの求人を掲載。その他、転職に役立つコンテンツが揃っています。

● TWCスカウト
あなたのご経歴や希望を元に、アパレル企業からあなたにオファーメールが届きます。