転職ノウハウ | 15年9月17日

美容部員を目指すなら!知っておきたい連絡メールのマナー

サロンへの応募後、メールによる連絡が必要な場合もあるでしょう。またサロンからの面接通知がメールということも多く、それに対する返信メールを書くためのビジネスマナーを知っておく必要があります。
連絡メールは、自分が社会的常識を持つ人材であることをアピールする絶好のチャンス。少なくともマイナス評価につながらないよう、慎重に送りましょう。
面接通知メールへのお返事
書類審査を突破し、面接に進む場合はサロンから面接の日時などを指定するメールが送られてきます。
書いてある内容としては、

・面接の日時(いくつか候補あり)
・面接場所
・当日の持ち物
・その他注意事項

などが予想されます。

このようなメールをいただいた場合は、できるだけ早くお返事のメールを送りましょう。
返信メールに書くべきこととしては、

・人事担当者の部署名・肩書き、氏名
・面接にお呼びいただいたことに対するお礼
・希望する面接日時
・面接に臨む際、気になる点(持ち物、服装など)があれば質問する
・文末に自分の名前(学生の場合は所属する学校・学科を添える)、メールアドレス、携帯電話番号

などが挙げられます。
むやみに長文にならないよう文章は簡潔に。そして丁寧にするあまり二重敬語にならないように正しい敬語を使いましょう。

なお件名は先方からのメールの件名に対するリプライ(Re:)にするとわかりやすいでしょう。
「ありがとうございました」など、件名を見て用件がわからないようなメールは失礼にあたります。


面接日時を変更して欲しいとき
先方が提示してくれた面接日時の候補には、できるだけ都合をあわせるべきです。ただしどうしても都合がつけられない場合は、その旨をなるべく早く伝え、日時を変更していただくようお願いしましょう。

このような場合には、

・人事担当者の部署名・肩書き、氏名
・面接にお呼びいただいたことに対するお礼
・提示していただいた面接日時候補には都合があわないことを告げる
(差し支えなければ、どうしてその日時に行けないのかの理由も簡潔に説明する)
・丁重にお詫びをする
・自分の都合のいい日時候補を3つ程度挙げ、その中から選んでいただけるようお願いをする
・文末に自分の名前(学生の場合は所属する学校・学科も添える)、メールアドレス、携帯電話番号

といった内容のメールになるでしょう。


お返事は24時間以内
原則として、ビジネスメールに対する返信は24時間以内にするのが望ましいとされています。
しかし提示された面接日時に伺うことができるのかどうか、即座に判断ができないということもあるでしょう。そういう場合は、メールをいただいてから24時間以内に、ひとまず「即答できないお詫びと理由」のメールをお送りしましょう。スケジュールが決まるまで何の連絡もしないというのはもってのほかです。

自分は面接をしてもらう立場にある、ということをよく理解し、「せっかく面接にお呼びいただきましたが、ご指定の日時に伺えるかどうか、○日にならないとはっきりしたお返事をすることができません」という旨のお詫びと、その理由をていねいに説明しましょう。

あまりプライベートなことを詳細に記述する必要はありませんが、「そういうことなら仕方ない」と先方が納得できるような、もっともな理由である必要があります。先方の心証を害さないよう、細心の注意をはらいましょう。






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